Le blog de la F.F.G.

La Commission nationale de l’informatique et des libertés (C.N.I.L) vient de délibérer en matière de traitement de données à caractère personnel contenues dans des informations publiques aux fins de communication et de publication par les services d’archives publiques le 12 avril 2012 (délibération n° 2012-113).

Les documents comportant des données à caractère personnel sont dans son collimateur, et la présente délibération va nécessairement avoir des conséquences pour les généalogistes.

La CNIL émet un principe général qui veut que les archives qui contiennent de telles données appellent une protection particulière au regard de la loi « Informatique et libertés ».

La numérisation, la publication, la diffusion ou toute autre mise à disposition sous quelque forme que ce soit ainsi que l'indexation de documents d'archives de manière nominative constituent un traitement de données à caractère personnel au sens de l’article 2 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée. Il en résulte donc que les traitements opérés sont soumis aux formalités prévues au chapitre IV de la loi de 1978.

Les données à caractère personnel :

La CNIL nous précise dans son article 3 la liste des données ayant un caractère personnel :

- Le nom de famille, nom d’usage, prénoms, surnom, alias, pseudonyme.

- Date et lieu de naissance

- Date et lieu de décès

- Date et lieu de mariage, Pacs, divorce, rupture de Pacs

- Acquisition, perte de la nationalité…

- Adoption

- Et toutes autres données relatives aux mentions marginales.

La récente loi sur les archives a réduit les délais de communicabilité (75 ans, voire 25 ans dans certains cas). La CNIL constate toutefois que des mentions marginales plus récentes figurent sur des actes devenus communicables et que cela est susceptible de porter une atteinte disproportionnée à la vie privée des personnes concernées. Elle décide donc que ces mentions devront être occultées jusqu’à l’expiration d’un délai de 100 ans après la clôture du registre des actes de naissance.

Les mises en ligne sur Internet :

La mise en ligne de documents d’archives ne peut donc se faire sur internet, par les services d’archives, qu’aux conditions suivantes :

- Soixante-quinze ans à compter de la clôture des registres des actes de naissance après occultation des mentions marginales sur l’image numérique de l’acte original. Ce n’est qu’au bout de cent ans que ces mentions pourront réapparaître.

- Soixante-quinze ans pour les actes de mariage et vingt-cinq ans pour les actes de décès à compter de la clôture des ces registres, mais sans occultation des mentions marginales.

- Cent ans pour les autres archives publiques contenant des données à caractère personnel.

Qu’il était donc agréable ce délai de cent ans et cela a bien dû « démanger » la CNIL de ne pouvoir l’étendre à tous les actes de l’état civil. Il lui était sans doute difficile d’aller contre le texte de loi qui avait raccourci les délais.

L’essentiel est sauf pour l’état civil consultable sur internet, mais l’occultation des mentions ne va pas faciliter la vie des généalogistes. On a du mal à imaginer en quoi l’indication d’un décès, d’un mariage ou d’un divorce par exemple, va porter une atteinte disproportionnée à la vie privée. Cette décision ne va-t-elle pas, par ailleurs, à l’encontre de la loi, et ne fait-elle pas fi du délai raccourci de communication à vingt-cinq ans à compter de la date de décès de l’intéressé (art. L 213-2-I-4°) ? Pourquoi devrait-on avoir une occultation reportée longuement dans le temps, alors que la personne est décédée depuis plus de vingt-cinq ans ? Où est le risque d’une atteinte disproportionnée à la vie privée d’un individu alors qu’il est décédé depuis au moins vingt-cinq ans ?

Quand on pense qu’aux Etats-Unis, pays où la liberté est érigée en religion, les actes de décès comportent l’indication de la cause de la mort et bien d’autres renseignements ethniques, ou religieux, on reste confondu devant la frilosité de la CNIL. Vérité en deçà des Pyrénées, erreur au delà...est toujours de mise chez nous et le sera sans doute encore longtemps !

Pour les archivistes, on peut penser que cette obligation d’occultation va être une contrainte assez lourde. La conséquence devrait en être le retrait des années « litigieuses » ou leur non numérisation.

Pourquoi se donner un tel travail, qu’il faudra effacer ultérieurement quand le délai aura expiré ! Tout cela prend du temps, nécessite du contrôle et a forcément un coût….et les services d’archives ne croulent pas sous l’argent !

L’indexation des documents d’archives :

L’indexation consiste à répertorier certaines données (nom, prénom, lieu, etc.) pour faire une recherche à partir de ces mots-clés et de façon rapide.

La CNIL, part du principe qu’il y a nécessité de limiter ces recherches. Elle n’en justifie aucunement. C’est donc un postulat !

Elle fait une distinction selon que la recherche se fait en interne dans le service des archives. Dans ce cas, cette indexation est autorisée avec les délais suivants :

-          Cent vingt ans pour les naissances à compter de la clôture du registre

-          Cent ans pour les mariages

-          Soixante-quinze ans pour les décès

-          Et cent vingt ans pour les autres archives publiques contenant des données à caractère personnel

Si l’indexation est proposée par un moteur de recherche externe des archives (ce qui signifie une proposition de consultation à des personnes en leur domicile), le délai est alors de cent vingt ans quelque soit la nature de l’archive contenant des données à caractère personnel.

Qu’en penser ?

Dans notre beau pays, c’est à chaque fois la même chose. Ce qui est donné d’une main (délai réduit avec la loi sur les Archives de 2008) est repris par l’autre main tôt ou tard. Quatre ans après la loi de 2008, c’est le constat amer que l’on peut faire……avec les pouvoirs détenus par une simple commission, non élue par le Peuple français, même si sa légitimité résulte de la loi.

La question est maintenant de savoir jusqu’où va encore aller la CNIL. Nous avons ici des décisions qui vont s’imposer à tous les centres d’archives. Est-ce la préfiguration de ce qui attend les associations généalogiques qui ont mis en ligne leurs indexations ?

Liberté, liberté chérie, où es-tu ?

A-t-on besoin de tout cet arsenal de mesures, alors qu’on a un article 9 dans le Code civil, qui stipule ceci :

Chacun a droit au respect de sa vie privée

Les juges peuvent, sans préjudice de la réparation du dommage subi, prescrire toutes mesures, telles que séquestre, saisie et autres, propres à empêcher ou faire cesser une atteinte à l’intimité de la vie privée ; ces mesures peuvent, s’il y a urgence, être ordonnées en référé.

Rappelons enfin, que selon divers arrêts de la Cour de Cassation, le respect dû à la vie privé cesse lorsque la personne est décédée, sauf à ne pas porter atteinte à son honneur par des écrits faux ou malveillants.

Jean-François Pellan

Vice-président de la FFG

Illustration : Capture d'écran de la vidéo interactive «Share the party», mise en ligne par la Cnil pour faire prendre conscience aux jeunes «de l’impact que peuvent avoir leurs publications sur les réseaux sociaux». Cnil

L'entrée des visiteurs des nouvelles Archives départementales de Gironde.

Depuis quelque temps, les services des Archives départementaux investissent les réseaux sociaux. Dès décembre 2010, les Archives de la Manche ont mis en place une page qui a été conçue afin de faire découvrir des documents iconographiques, des archives sonores et des références issus de leurs collections numérisées.

Par le biais des amis de leurs 1300 amis ils peuvent toucher un public potentiel de 200 000 profils.

Pour faire le point sur ces nouveaux médias et sur leur pratique quotidienne, les archivistes membres de l’AAF (Association des archivistes français) se sont réunis à Bordeaux les 2 et 3 février pour leur XI^e RASAD.

De nombreuses interventions vinrent enrichir ces journées :

-          Hervé Lemoine, Directeur du SIAF,

-          Sébastien Laurent, historien de l’Université de Bordeaux III,

-          Mme Benoit A La Guillaume du service adoption du Conseil général de Gironde,

-          Véronique Tison, psycho-généalogiste,

-          Charles Hervis de la Revue française de généalogie,

-          Violaine Challeat-Fonck du pôle Archive de l’ECPAD,

-          Ali Magoudi, psychanalyste et romancier,

-          Emmanuelle Roy des AD de Vendée,

-          Gilles Désiré dit Gosset des AD de la Manche,

-          Edouard Bouyé des AD du Cantal

-          et des jeunes archivistes de retour de mission à l’étranger.

Il fut constaté que le public qui fréquente les archives départementales évolue avec le temps.

L e rush des années 80 s’est tari ; les généalogistes profitent des mises en ligne des archives numériques pour faire leurs recherches à domicile.

Les historiens, suite à la réforme du LMD (Licence Master Doctorat), font beaucoup moins de recherches sur des documents originaux et désertent aussi les Archives départementales.

Face à ce constat, que faire pour trouver de nouveaux publics ?

Au Canada, en Espagne ou en Suède, la relation entre l'archiviste et le chercheur en salle dépend de la charge de travail et du nombre des visiteurs qui déterminent la disponibilité des archivistes. Se pose aussi la qualification du personnel en salle de lecture.

Les archivistes suédois reçoivent des documents triés et cotés en fonction de leur classement final. Ils gagnent du temps et sont donc plus disponibles pour aider les chercheurs.

Il faudrait des outils permettant d'appréhender suivant quel chemin mental, les visiteurs cheminent parmi les ressources des archives ; quelles fiches, ils utilisent ; quelles collections, ils consultent.

Ensuite, des intervenants du SIAF ont fait le point sur l'harmonisation des directives, notamment pour une révision des critères de sélection des archives contemporaines et pour l'échantillonnage.

Les archivistes ont bu littéralement les paroles de Violaine Challeat-Fonck du pôle des Archives de l’ECPAD qui est venu leur expliquer comment les 26 000 titres de films et 5 millions de photographies de son centre d’archives sont réutilisés.

La colorisation, le recadrage des œuvres leur posent de nombreuses questions et leur statut ne leur permet pas de refuser la vente.

Le système de coproduction qui permet de valoriser l’ECPAD au générique des films a semblé très intéressant, même s’il ne rapporte parfois rien financièrement.

Ces journées se sont cloturées sur le thème de « coproduire et partager la connaissance en interaction avec les usagers ».

Emmanuel Roy des Archives départementales de Vendée a retracé tout leur cheminement ; de la mise en ligne des premiers registres numérisés en 2003 jusqu’à l'indexation collaborative en 2011 ; avec, entre-temps, la création d’aides aux recherches, la plate-forme d’entraide et le laboratoire des internautes.

Ils pratiquent la mutualisation et avec « Noms de Vendée », mettent en ligne une base de dépouillements nominatifs.

Ils souhaitent se poser comme un acteur culturel essentiel du département et faire prendre conscience aux autorités des enjeux liés aux compétences informationnelles.

Aux Archives de la Manche à la recherche de nouveaux publics, ils ont choisi de valoriser toutes leurs collections conservées en dehors de l'État civil qui est déjà très visité.

Pour cela, ils ont opté pour Facebook qui leur permet de toucher un autre public. En 2011, cela a généré 10 902 visites sur le moteur de recherche.Dans le même temps, il y a eu 8 millions de visite pour la généalogie.

Cela leur permet de participer aux débats ; il ne s’agit pas de faire de la communication institutionnelle.

Actuellement, ils travaillent sur des applications pour Smartphone.

Pour Edouard Bouyé, Directeur des Archives du Cantal, il faut parier sur l'intelligence du public. L’encadrement de ce Web collaboratif par du personnel des Archives en garantit le sérieux.

Parmi les pionniers du Web. 2.0, nous observons donc différentes options :

-          le Web collaboratif autour des images en lignes

-          et la valorisation des fonds par les réseaux sociaux.

Lors de ces journées, nous avons pu visiter les nouveaux locaux des Archives départementales de la Gironde et les Archives municipales de Bordeaux qui se préparent à déménager.

Ces visites nous ont permis de mesurer la masse de problèmes que posent de telles opérations, compte tenu des moyens mis à disposition des personnels et du peu de considération que leur portent leurs autorités de tutelle.

Jean-Yves HOUARD

Secrétaire général de la FFG