Notes de la Présidente sur la conférence de Gaël Chenard, Jaunay-Marigny le 26 septembre 2021

Monsieur Gaël Chenard,

directeur des Archives départementales de la Vienne.

A l'occasion de son 40ème anniversaire, le Cercle Généalogique Poitevin avait organisé un cycle de conférences.

A 10 heures, le dimanche 26 septembre, c'est le directeur des Archives départementales de la Vienne, Monsieur Gaël Chenard, qui a pris la parole.

Sa conférence avait pour thème "Promesses et fausses promesses des archives en ligne".

Voici les notes prises lors de cette conférence par la Présidente de la Fédération:

- Les sites des Archives départementales françaises ont connu une hausse de fréquentation entre 10 et 30%. Le pic de fréquentation quotidien se situe entre 16 et 18 heures.

- La fréquentation de la salle de lecture des Archives départementales de la Vienne a connu, comme ses consœurs, une nette baisse de fréquentation. Il est fort possible que cette tendance baissière se maintienne les années à venir.

- Les internautes ont l'impression que l'on peut tout trouver en ligne : sur le site France-Archives https://francearchives.fr/ 65% des requêtes sont des patronymes et ne débouchent sur aucune réponse documentaire. Les néo-généalogistes n'ont pas intégré que depuis 20 ans les archivistes classent des documents sans pouvoir indexer chaque nom contenu dans chaque document. Les archivistes sont eux aussi frustrés de ne pouvoir expliquer aux visiteurs virtuels pourquoi leurs recherches de noms de famille n'aboutissent pas.

- La dématérialisation des fonds et la non-fréquentation des salles de lecture a entrainé une hausse des demandes écrites. Ces dernières sont parfois obscures : "Qu'avez-vous sur mon grand-père" sans donner ni noms, ni lieux, ni dates. Dans la Vienne, 560 demandes écrites en 2016, 1675 en 2020. Cette hausse entrainera une non-réponse par manque de temps et de personnel dans le service des Archives départementales.

- La mise en ligne de documents sériels (enregistrement, notaires, cadastre) permettra au chercheur familial de faire les premières démarches de localisation du document qu'il recherche afin de faire une demande ciblée au service des archives qui pourra ainsi, rapidement, lui fournir ce document. L'enjeu pour les archivistes est une autonomie de l'internaute dans ses recherches avec, ensuite un accès au document. Dans la Vienne, 2 % des fonds sont mis en ligne et 45 % des inventaires de fonds. Les notaires représentent 2,5 kilomètres d'archives soit un coût de 1 500 000 € pour leur simple numérisation.

- Afin de faciliter cette autonomie du visiteur virtuel des archives, une série de tutoriels vidéos en pas-à-pas sera mis en œuvre par le service commun des archives de la Vienne et des Deux-Sèvres.

- 1^ere promesse : Le SIAF (Service Interministériel des Archives de France) promeut la procédure Loc@doc : que cherchez-vous (acte notarié, permis de construire, servitude, ...) ? L'information recherchée est dans tel type de document et ce document est conservé à tel endroit dans les archives. 

-2^ème promesse : face à ceux qui resteront fainéant "je cherche le nom de mon grand-père et je ne trouve rien", la reconnaissance optique de la graphie. Ainsi les recensements de population disponibles sur toute la France seront accessibles en mode plein texte dans 5 ans. Et dans la décennie suivante : seront indexés par l'intelligence artificielle les tables de notaires, l'enregistrement, .... Mais cette démarche continue à bercer l'internaute dans la croyance que tout se trouve ou se retrouve en ligne. Pour les cercles de généalogie, il faudra se réinventer : apprendre tout d'abord à la machine à lire les écritures et ainsi démonétiser 30 ans d'indexation par des générations de bénévoles associatifs !

- L'archiviste doit retrouver son rôle de médiateur entre ses visiteurs (virtuels ou non) et ses fonds conservés.

- Le généalogiste doit avoir sa place comme chercheur autonome mais dans un échange continu avec ses pairs.

- Pour les archives de la Vienne, on numérise les registres d'écrou et le cadastre (tables de propriétaires, matrices, plans) qui est parfois difficile à comprendre (4 types de documents à consulter avant de trouver l'information recherchée. Une véritable enquête !). Les documents vitrines des années 2010 sont épuisés, il faut que la communauté des chercheurs en archives, souvent présente dans les associations de généalogie, aide aux choix futurs des mises en lignes d'archives.

Questions :

- Pourquoi les horaires de consultation dans les services d'archives diminuent-ils ? Les services sont en transition entre le papier-présentiel et le numérique-distanciel. De plus, les moyens humains et financiers alloués diminuent avec la baisse de fréquentation.

- Pourquoi les permaliens ne sont-ils pas pérennes ? Chaque prestataire des archives a ses propres règles et fait payer un surcoût (dizaines de milliers d'euros) pour une migration des liens sans en garantir le résultat.